公文管理
- 2024年7月19日
- 讀畢需時 3 分鐘
主畫面>Manage >公文管理
可新增相關公文、簽呈(費用申請)和聯落單
1. 我的簽核
此選項顯示具有您可以簽核的步驟所有交易。
選擇需要簽核的單據。您可以使用“選擇全部”按鈕來勾選“選取”列中的所有單據。
批次簽呈:在公文管理>我的簽核，可批次簽核草案簽呈的單據
選取需要簽核的單據打勾，或點擊選擇全部後，點擊簽核結論，出現填入意見的視窗
，可輸入ok>確定
輸入完成後，點擊簽核
出現詢問視窗，是否要簽核>確定
簽核完畢後，介面會無資料，表示沒有需要簽核的單據
此時單據會在公文管理>簽呈管理>進行中簽呈
2. 聯絡單管理
此畫面可搜尋聯絡單及新增聯絡單
2.1. 新增聯絡單
點擊"新增聯絡單"、建立新的聯絡單
填入主旨，亦可連結相關單據，選擇放大鏡>儲存
2.2. 編輯聯絡單
新增的聯絡單會在草案聯絡單，點擊單號進入編輯畫面
內容
可查看內容和相關檔案等資訊
編輯
此畫面可以做編輯動作
選擇聯絡人，完成後按儲存
以新增使用者為例>搜尋>選取使用者>提交
完成後簽核至進行中
點擊簽核
處理結論>Active，意見>OK，點擊審核確認
簽核成功
完成畫面如下:
簽核流程
在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程
3. 簽呈管理
3.1. 新增簽呈
進入到公文管理畫面
此為"費用簽呈申請"畫面
點選"簽呈", 新增簽呈
在新增的畫面需要輸入以下欄位 :
子類別 : 費用名稱
交易對象類別 : 應付/付款對象
付款方式 : 支付款項方式
項目別 : 應付/付款類別
主旨 : 填入簽呈主旨
輸入完後即可按下"儲存"
系統將產生一張簽呈, 進入編輯
3.2. 編輯簽呈
內容
編輯
在編輯區選擇支付對象, 因前面交易對象選擇”員工"因此需要輸入員工編號, 建議使用放大鏡選取, 才會自動帶入部門、會計部門(費用所屬部門)
選取完畢後按下儲存
輸入明細 :
品名 : 請款內容
"輸入含稅小計"，需填入稅額: 輸入後可按"計算未稅"系統將自動 計算數量、
單價及稅額，輸入完後按下儲存
輸入以下資訊:
發票號碼 : 實際發票號碼
發票日期:實際發票日期
費用名稱 : 會計歸屬費用
發票格式代號
輸入完畢按"儲存"
在下方中可附上檔案>儲存
若項目別為員工應付，簽呈項目可填入 "申請金額" : 輸入後系統將在轉應付/付款時自 動計算"調整金額"(應付/付款金額減調整金額即為實際支付金額)
*若項目別為供應商則不用填”申請金額”
轉應付/付款的畫面為簽呈>內容
點擊自動產生應付/付款單，產生的付/付款單>確定產生
會出現在相關單據，點擊單號AP23050011
在應付項目可看到調整金額-100
在簽呈中1000(含稅金額)-100(調整金額)=900(應付金額)
簽呈單據在進行中狀態時，財務人員可修改如備註, 發票號碼, 發票日期，費用名稱等欄位，可至內容畫面進行編輯，完成後儲存
完成後簽核至財務確認, 可使用自動簽核, 簽核完後，狀態為Active。
單據則不可在編輯畫面使用編輯或刪除
列印
可列印簽呈後送至主管簽核
簽核流程
在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程
單據變更記錄
在此畫面可查看此單據的變更記錄, 將記錄變更人員、變更時間和變更欄位
線上說明
在此畫面可查看線上說明文件或是幫助內容, 如需進行上傳文件作業需要進入簽核流程的設定頁面
3.3. 草案簽呈
顯示所有草案狀態的簽呈
3.4. 進行中簽呈
顯示所有進行中狀態的簽呈
3.5. 待轉應付/付款簽呈
顯示可轉成應付/付款單的簽呈>選取打勾>點擊"自動產生應付/付款"
3.6. 已轉應付/付款簽呈
可查詢已轉成應付/付款之簽呈單據
4. 搜尋公文
此畫面可搜尋所有類別和狀態的公文，如簽呈、聯絡單/草案、進行中等
5. 簽呈流程設定
在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程
6. 使用說明
此畫面可查看系統提醒的說明文字
End.