預約管理
- 2024年7月22日
- 讀畢需時 4 分鐘
分成休假差勤管理、場地預約、設備預約，可預約休假日、會議室或公務車等項目
1. 休假差勤管理
首先需至員工管理建立休假類別，如假別等，僅人資可進入維護
點擊休假差勤類別的設定名稱"HRLeavingType"
可以設定休假子類別和新增假別
之後可進入到休假差勤管理
1.1. 休假差勤行事曆
此畫面顯示所有假別、如假日、出差等
1.2. 假日管理
可設定假日類別顯示在行事曆上，如周休二日、國定假日等
1.3. 請假管理
在此以請假為例，至請假管理選擇預約頻率、假別、代理人、開始時間、結束時間、事由、交辦事項。假別為病假、事假等
預約頻率共四種，通常選擇特定時段，表示特定日期的時間範圍
或可選擇日期範圍，選擇起訖日期，表示為整天
填入相關欄位後確定預約
新增成功後可在行事曆中看到紀錄
點選後可進入編輯
確認無誤後則簽核至進行中讓相關單位確認
執行手動簽核的方式如下:點擊"簽核"，進入簽核單
簽核單畫面如下>點擊"簽核"
填入處理結論和意見
完成後點擊”審核確認”
或可使用自動簽核至下一個步驟
1.4. 外出管理
假別為出差，即外出申請單，填入以下資訊後按”確定預約”
預約完成產生外出申請單據，可看到下列的預約資訊
外出申請單可連結設備管理，如出差會使用的公司車
相關專案
可加入相關專案，選取打勾>加入已選取專案
相關檔案上傳
在此畫面可上傳相關檔案, 通常為圖檔或文字檔
單據變更記錄
在此畫面可查看此單據的變更紀錄, 將紀錄變更人員、變更時間和變更欄位
1.5. 加班管理
此畫面可預約加班時間，填入以下資訊進行預約
1.6. 值班管理
可查詢值班人員的值班表，輸入日期>搜尋
1.7. 搜尋休假差勤紀錄
可查詢所有員工預約休假的紀錄，或依搜尋條件查詢，如休假差勤類別
1.8. 搜尋假日紀錄
可查詢所有員工的假日紀錄，或依搜尋條件查詢，如休假差勤類別
1.9. 休假統計查詢
可查詢所有員工的月出勤表，依照月份為搜尋條件，亦可使用請假類別做查詢
1.10. 我的簽核
此選項顯示具有您可以簽核的步驟所有交易。
選擇需要簽核的單據。您可以使用“選擇全部”按鈕來勾選“選取”列中的所有單據。
2. 資源預約管理
2.1. 場地管理
可查詢已預約的日期，若要預約場地，如預約會議室，點擊會議室進行預約動作
2.2. 設備管理
同場地管理，可查詢已預約的日期，若要預約設備，如預約公務車，點擊公務車進行預約動作
填入以下資訊>確定預約
新增設備預約
預約時間會顯示在行事曆上
點擊"時間">進入預約單編輯畫面
預約資訊
可查詢預約資訊
相關外出
在設備預約中，可連結外出紀錄(休假差勤功能)，需從外出紀錄建立連結功能
相關檔案上傳
在此畫面可上傳相關檔案, 通常為圖檔或文字檔
單據變更記錄
在此畫面可查看此單據的變更記錄, 將記錄變更人員、變更時間和變更欄位
個人相關預約資訊
可查詢個人預約公務車的資訊
搜尋預約記錄
可查詢所有預約公務車的資訊
線上說明
在此畫面可查看線上說明文件或是幫助內容, 如需進行上傳文件作業的相關檔案
2.3. 行事曆
可依照月份搜尋，所有預約的場地和設備都會顯示在行事曆上
2.4. 搜尋預約記錄
點擊預約編號RSCH24020006 ，類別為設備，可看預約行程，此畫面為查詢，不可編輯
預約成員資訊，亦可新增成員
相關檔案上傳
在此畫面可查詢相關檔案, 通常為圖檔或文字檔
點擊單號RSCH23070003，類別為場地
議程/後續行動
可編輯會議紀錄內容
成員
可新增會議成員
相關檔案上傳
在此畫面可上傳相關檔案, 通常為圖檔或文字檔
使用說明
此畫面可查看系統提醒的說明文字的
2.5. 個人相關預約資訊
查詢個人預約的場地和設備
2.6. 資源設定
可設定場地和設備名稱及成員
2.6.1. 場地設定
可在資源設定中建立場地和設備列表後，即可預約時段
回到場地管理頁面，可看到已設定一筆場地名稱
場地預約方式與休假類似，點選場地後進入預約畫面，填入相關資訊後新增預約
預約完成會顯示在行事曆
在場地管理頁面可看到已新增一筆預約紀錄
2.6.2. 設備設定
設備預約與場地預約相同，點選需要的設備進入預約
2.6.3. 公司群組設定
可設定預約的群組成員，如：群組代號A，點擊進入畫面
可新增成員，點擊群組代號，可看到群組資訊
群組代號可參考公司/部門行事曆
3. 公司/部門行事曆
進入後點選部門群組
新增預約
此畫面為可新增單日或一段時間的預約日期
個人相關預約資訊
此畫面為可查詢個人預約的資訊，亦可刪除個人待確認的預約項目
搜尋預約紀錄
可查詢群組預約的所有紀錄
群組成員
可查看群組成員
成員行事曆(一週)
可查看群組所有預約的紀錄，以行事曆顯示
End.