出納管理

自主選單選擇出納管理即可進入出納管理, 出納作業為銀行帳戶的管理

1. 帳戶明細

1.1. 查詢帳戶餘額

已結案未對帳的出納不會計算在銀行實際有餘額，僅存在於預計可用餘額，因此需要透過對帳的動作，確認每一筆出納單順序和金額正確後才會更新實際餘額。

帳戶實際餘額 = 已結案, 已對帳出納單

預計可用餘額 = 帳戶實際餘額 + 未結案出納單 + 未對帳金額

              = 帳戶實際餘額 + 其他待入帳 - 其他待扣帳 + 未對帳金額

其他待入帳 = 未結案之存入 (不含票據)

其他待扣帳 = 未結案之領出 (不含票據)

未對帳金額 = 已結案未對帳 (含票據)

另外有特別列出未兌現支票但不列入餘額計算

託收金額 = 未兌現應收票

待兌現金額 = 未兌現應付票

1.2. 新增出納單

此畫面是可根據收款單和付款單自動拋轉成出納單

首先點選特定的銀行帳戶

依照不同的收付款方式共可分為以下幾種 :

1.2.1. 批次-支票收款

此畫面是依照收款單之收款方式為支票, 勾選收款單後產生支票存入出納單

產生後畫面將轉至待兌現應收票(託收), 點選出納單進入編輯

1.2.2. 批次-現金收款

此畫面是依照收款單之收款方式為現金, 勾選收款單後產生現金收款出納單

產生後畫面將轉至待確認交易(不含票據), 點選出納單進入編輯

1.2.3. 批次-匯款收款Batch-Remittance Deposit

此畫面是依照收款單之收款方式為匯款, 勾選收款單後產生匯款存入出納單

產生後畫面將轉至待確認交易(不含票據), 點選出納單進入編輯

1.2.4. 批次-支票付款

此畫面是依照付款單之付款方式為支票, 勾選付款單後產生支票領出出納單

在此若有勾選自動開立發票, 將根據該銀行的支票本設定(優先取得第一本支票)並自動帶入可用的支票號碼並回寫(覆蓋)至付款單的支票號碼, 若不希望自動開票則不需勾選

產生後畫面將轉至開票中應付票, 點選出納單進入編輯

1.2.5. 批次-現金付款

此畫面是依照付款單之付款方式為現金, 勾選付款單後產生現金領出出納單

產生後畫面將轉至待確認交易(不含票據), 點選出納單進入編輯

1.2.6. 批次-匯款付款

此畫面是依照付款單之付款方式為匯款, 勾選付款單後產生匯款領出出納單

產生前可輸入出納單帳務日即可帶入出納單, 若無填入則預設為當日的日期

產生後畫面將轉至待確認交易(不含票據), 點選出納單進入編輯

可看到已帶入指定的帳務日

1.2.7. 批次-匯款付款(非同幣別)

此畫面是依照付款單之付款方式為匯款, 且付款單原設定幣別與本銀行不同, 例如以USD計價的付款單需要以NTD帳戶支付時, 勾選付款單後產生匯款領出出納單, 需要填入本次付款金額(實際支付該幣別的金額)

產生後畫面將轉至待確認交易(不含票據), 點選出納單進入編輯

由上圖可知付款單原幣別為USD但本次以NTD帳戶支付, 系統將帶入預設的匯率且計算出匯差(尾數差), 此差異為付款單本幣金額與出納單的差異調整, 亦可手動修改匯率和匯差

1.2.8. 批次產生出納單

此畫面是可一次產生該月份應產生而未產生的發票, 不需選取項目, 將刪除現有的發片重新產生所有發票

1.2.9. 產生出納單錯誤紀錄

在批次產生發票後可能會有錯誤檔紀錄有問題的單據, 在此可查詢錯誤檔

1.2.10. 手動新增出納單

手動新增出納的方式有存入調整、領出調整和調撥領出, 僅當需要手動調整帳戶金額時才使用調整出納單, 如需轉移帳戶間的金額則使用調撥領出

存款存入調整單

存款領出調整單

存款調撥出納單

產生前需要指定調入的帳戶和轉出金額以及相關的銀行費用

需要繼續填入轉入帳戶的實際金額和對應本幣的匯率

匯率和轉出金額對應到轉出金額(本幣)的計算

轉入匯率和轉入金額對應到轉入金額(本幣)的計算

如有銀行費用則會加入至實際轉出金額(本幣)

1.3. 出納單編輯

除了調撥出納單在前章節已介紹, 其餘出納單畫面接雷同, 因此在此介紹匯款領出和支票領出兩種單據編輯

匯款取款與現金取款相似, 皆從收款單自動拋轉, 因此不須特別修改資料也不須產生傳票, 僅需進行資料確認和簽核

1.3.1. 出納日記 

此功能為追蹤來源單據和相關傳票

1.3.2. 已結案內容修改

在出納單結案後可透過已結案內容修改的分頁進行修改, 在單據狀態為結案時無法變更內容, 但在此可在不影響重要數據的情況下變更類似備註欄位

1.3.3. 單據變更記錄

在單據變更記錄可查詢此單據的歷史變更記錄

1.3.4. 相關簽核附檔

在相關簽核附檔查看簽核單的附檔紀錄, 如需進行附檔則需要進入簽核單

支票領出與支票存入相似, 在單頭有額外的欄位如支票號碼、支票抬頭、支票到期日, 且當兌現時需要產生支票兌現傳票

1.4. 未確認的交易

共分為以下幾種

1.4.1. 待確認交易(不含票據)

此畫面顯示該帳戶未結案的出納單(不含票據)

1.4.2. 待兌現應收票(託收)

此畫面顯示該帳戶未結案的應收票

1.4.3. 待兌現應付票

此畫面顯示該帳戶已開票且未兌現的應付票

1.4.4. 開票中應付票

此畫面顯示該帳戶開票中的應付票, 類似草案單據的概念

1.5. 已確認交易

此畫面顯示已結案的出納單, 且可用不同搜尋條件查詢

1.6. 帳戶收支表

1.7. 所有交易紀錄

此畫面顯示所有出納單, 且可用不同搜尋條件查詢

1.8. 未對帳明細

所有出納單結案後皆須進行對帳, 系統將會計算餘額至最後一筆並更新至帳戶的最新餘額

若需要進行對帳在Accounting點擊”出納管理”

點擊未對帳明細>餘額試算

同樣的日期可以調整排列順序，會依照順序來做對帳的動作，順序不同餘額亦不同>調整完後點擊”儲存”

金額確認無誤後，點擊”餘額試算”，此時會看到餘額上出現金額

餘額試算後進行對帳確認

勾選需要對帳的選項>點擊”對帳確認”

注意：當勾選到最後一項，如12/30勾選了三項(順序3為最後一項)，前兩項不可有沒勾選的項目。當點擊”對帳確認”後，勾選的項目在此畫面就會消失，亦即無法重算或修改，因此需做確認再進行對帳動作

對帳完後，前期餘額為出現最後一筆(12/30，順序7)試算的項目，此時會更新帳戶實際餘額及本次餘額

回到出納管理畫面>帳戶明細，可查詢帳戶07xx-xxx-xxxxxx的餘額，未對帳前餘額為5,079,094。對帳後會自動更新餘額

在出納管理畫面>查詢歷史帳戶餘額>帳戶名稱：合作金庫銀行東高雄分行>搜尋

此畫面可查詢已對帳後的銀行資訊，帳務日期為試算的最後一筆(12/30)

1.9. 相關檔案上傳

在此畫面可上傳相關檔案, 通常為圖檔或文字檔

2. 處理中的交易

共分為以下幾種

2.1. 待確認交易(不含票據)

此畫面顯示該帳戶未結案的出納單(不含票據)

2.2. 待兌現應收票據

此畫面顯示該帳戶未結案的應收票

2.3. 待兌現應付票據

此畫面顯示該帳戶已開票且未兌現的應付票

2.4. 轉出應收票

3. 搜尋交易紀錄

共分為以下幾種

3.1. 已確認紀錄

此畫面顯示所有帳戶已結案的出納單, 且可用不同搜尋條件查詢

3.2. 所有交易紀錄

此畫面顯示所有帳戶所有出納單, 且可用不同搜尋條件查詢

4. 會計收付款

4.1. 會計付款

4.2. 會計收款

5. 銀行支票本設定

此畫面可設定支票本, 管理目前已開立的支票和可用支票號碼

6. 搜尋支票簽收表

此畫面可查詢已開立且未兌現的支票以便在列印前先確認筆數和金額

7. 列印支票簽收表

此畫面可列印已開立且未兌現的支票, 可匯出報表檔列印

8. 查詢歷史帳戶餘額

此畫面可查詢各帳戶的歷史餘額, 包含實際金額和實際金額(本幣), 若未即時對帳可能呈現錯誤的金額

9. 分行代碼

在此可建立銀行分行資料

10. 銀行代碼

在此可建立銀行資料

11. 現金流量表

12. 個人簽核管理

13. 單據變更記錄

在此畫面可查看此單據的變更記錄, 將記錄變更人員、變更時間和變更欄位

End.