付款管理

自操作選單中點選付款管理進入付款管理畫面

1. 新增付款單

此畫面是可根據應付單自動拋轉成付款單, 共可分為批次或分次收款的方式 :

1.1. 餘額未清應付單

餘額未清的應付單是根據尚未有付款或沖帳紀錄的應付單產生相對應的付款單, 但不包含薪資應付和應付單中的代收款, 按下搜尋後，頁面顯示如下:

在搜尋結果勾選本次需付款的應付單後按下產生付款單, 產生後畫面轉至草案付款單：

點選付款單號進入付款單編輯, 檢查和儲存所有基本訊息如金額、付款項目後即可以簽核付款單, 可手動簽核或自動簽核, 手動簽核的方式可參考應付管理章節

進入簽核單, 可進行手動簽核

選擇處理結論和意見後做審核確認

1.2 餘額未清應付單-分次付款

此畫面是可將同一張應付單僅作部分付款的動作, 因次是可修改本次付款金額, 原預設為應付總額

產生完成後畫面轉至草案付款單

1.3. 餘額未清年節獎金應付單

1.4. 餘額未清代收款應付單

此頁面為產生應付代收款的付款, 需要在事前先建立應付單的代收款, 且在實際付款時系統將會扣掉代收款金額, 再後續則必須要支付此扣掉的代收款, 可搜尋尚未支付的代收款並勾選多筆應付單後產生含代收款之付款單, 付款對象為自動帶入稅務機關

產生完成後畫面轉至草案付款單, 點選付款單進入後可查看本次付款金額為0, 支付的金額會在入至代收稅款欄位

1.5. 新增供應商付款單

此按鍵是手動新增供應商付款單, 而非自應付單自動拋轉, 按下新增供應商付款款單

畫面將開啟手動新增的畫面, 需利用放大鏡選擇供應商才會自動帶入預設的欄位如幣別、稅率等資訊, 完成後按下產生付款單

產生後畫面開啟一張新的空白的供應商付款單

1.6. 新增客戶付款單

此按鍵是手動新增客戶付款單, 點擊"新增客戶付款單"

畫面將開啟手動新增的畫面，需利用放大鏡選擇客戶才會自動帶入預設的欄位如幣別、稅率等資訊。

欄位有“ * ”為必填

完成後按下產生付款單即產生一張新的空白的客戶付款單

1.7.  新增員工付款

此按鍵是手動新增員工付款單, 點擊"新增員工付款"

畫面將開啟手動新增的畫面

可利用放大鏡搜尋員工代碼, 並輸入稅率、付款方式和立帳日等資訊後按下產生付款單即產生一張新的空白員工付款單。

欄位有“ * ”為必填

員工付款有不同的表單，因此標題呈現員工付款單

1.8.  新增薪資付款單 

薪資付款單通常自薪資應付中快速自動產生, 可參考薪資應付單章節, 在此頁面可手動產生薪資付款單

1.9. 新增折讓/抵扣

此按鍵是手動新增供應商折讓單, 而非自應付單拋轉

按下新增折讓/抵扣, 畫面將開啟手動新增的畫面

欄位有“ * ”為必填

選擇供應商後按下新增折讓付款單，新增後可看到產生的折讓單，標題呈現供應商折讓/抵扣，如需要新增項目可利用新增折讓/扣抵項目，操作方式與新增付款項目雷同，可參考後續章節「付款單編輯」

如需自應付單拋轉可至應付單畫面操作

1.10. 新增借記票據

此按鍵是手動新增供應商借記票據

按下新增借記票據, 畫面將開啟手動新增的畫面

選擇供應商後按下儲存，儲存後可看到產生的借記票據，標題呈現借記票據

如需要新增項目可利用新增項目，操作方式與新增付款項目雷同，可參考後續章節「付款單編輯」

2. 付款單編輯

建立付款成功後，我們將點擊付款單號開啟付款單編輯畫面

在上方有刪除鍵用來刪除單據, 儲存鍵用來儲存單頭的資訊, 更新匯率差異鍵此為沖帳時計算兌換損益用, 通常不需人工點選, 另有自動簽核鍵可一鍵簽核至下一個步驟

2.1. 付款單項目

在付款單項目可查看本次付款的項目,若付款單為前單拋轉則會自動帶入項目內容並清楚連結應付單項目, 若是需要額外增加項目則需點選新增付款項目 

在付款單項目可查看本次付款的項目,若付款單為前單拋轉則會自動帶入項目內容並清楚連結應付單項目, 若是需要額外增加項目則需點選新增付款項目 

第二種方式為自收款單項目選取, 因有時需要收款自原付款單收回, 因此可根據先前建立的付款單當作來源單並且在傳票設定有設定為須退回, 即能選取此項目

2.2. 列印

在此可將付款單匯出成報表檔列印

2.3. 發票資訊 

在發票資訊可查看和新增供應商發票, 可半自動產生付款發票, 產生之後再點進發票做編輯, 僅手動付款的項目可產生發票, 若已有連結至應付單項目則不允許產生發票

2.4. 加入付款項目-自未清應付單

在此可查詢付款單之供應商相關的應付餘額, 並加入至此付款單中, 此畫面僅搜尋相同稅率的應付單, 若是自應付拋轉成付款單系統會將單頭匯率設定為0並將實際稅額分配在每個付款項目中, 在此付款單中可能無法正常搜尋到應付單, 需開啟新的付款單並填入匯率操作。

產生後畫面轉至付款單項目中查看

在右方可看到應付單項目連結

2.5. 支票/供應商銀行資訊

在此畫面可輸入詳盡的支票和供應商銀行資訊

2.6. 沖銷紀錄

在此可進行收款單沖銷紀錄, 例如預付款沖銷無憑證預付款, 當收到發票時尚未開立應付票則需透過付款單沖銷無憑證付款

2.7. 相關付款收回紀錄

在此畫面可查詢可收回的付款單且收款的紀錄

2.8. 出納/傳票紀錄

在此畫面可產生相關的出納單和傳票

在此可產生相關的出納紀錄, 根據單頭指定的銀行和付款方式產生相對應的出納單

依此單為例將產生支票付款出納單

在傳票紀錄可半自動產生傳票以及查看以產生的傳票, 按下新增傳票後將轉至傳票管理以快速產生傳票

2.9. 相關員工代墊還款

顯示有員工代墊的付款單

2.10. 簽核流程

在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程

2.11. 相關電子郵箱

在此畫面可查看相關的電子郵件

新增電子郵箱：此按鈕用於為付款單建立相關郵件

2.12. 相關聯絡單/簽呈

在此畫面可產生相關的聯絡單和簽呈單據, 並與此單據作連結追蹤

2.13. 相關檔案上傳

在此畫面可上傳相關檔案, 通常為圖檔或文字檔

2.14. 幣別轉換

在此畫面可進行幣別轉換, 變更幣別後將自動轉換匯率

2.15. 已結案內容修改 

在此畫面可進行內容修改, 在單據狀態為結案時無法變更內容, 但在此可在不影響重要數據的情況下變更類似備註欄位

2.16. 單據變更記錄

在此畫面可查看此單據的變更記錄, 將記錄變更人員、變更時間和變更欄位

2.17. 相關簽核附檔

在此畫面可查看簽核單的附檔紀錄, 如需進行附檔則需要進入簽核單

2.18. 線上說明

在此畫面可查看線上說明文件或是幫助內容, 如需進行上傳文件作業需要進入簽核流程的設定頁面

3. 付款單

此畫面為查詢未結案付款單, 分為草案與進行中兩種, 自應付單拋轉的付款單畫面亦會轉至草案付款單中

3.1. 草案付款單 

此畫面可搜尋草案付款單, 依照不同搜尋條件做查詢

3.2. 進行付款單

此畫面可搜尋進行中付款單, 依照不同搜尋條件做查詢, 但不包含員工已代墊的付款單

在下方可查詢員工已代墊的付款單

4. 搜尋單據

此畫面包含收款單的各種查詢方式

4.1.搜尋付款單

此畫面可搜尋所有付款單, 依照不同搜尋條件做查詢

4.2. 搜尋付款單項目

搜尋付款單項目可查詢付款單項目內容

4.3. 搜尋服務費用付款項目

4.4. 搜尋付款單項目-其他付款

搜尋付款單項目-其他付款可查詢付款單項目為其他付款的項目, 通常是無來源的手動費用付款

4.5. 搜尋付款單(員工墊款)

可搜尋有員工墊款的付款單

在付款單上會有墊款員工編號

5. 我的簽核

此畫面是可批次簽核所有付款單據

6. 薪資付款

此畫面為人力工時表相關模組, 目前尚未啟用該模組因此將引藏此功能

6.1. 工時表轉薪資付款單 - 全職 

6.2. 預付薪資

6.3. 草案付款單

此畫面可搜尋草案的薪資付款單, 依照不同搜尋條件做查詢

6.4. 進行付款單

此畫面可搜尋進行中的薪資付款單, 依照不同搜尋條件做查詢

6.5. 查詢付款單

此畫面可搜尋所有狀態的薪資付款單, 依照不同搜尋條件做查詢

7. 薪資報表

薪資報表包含幾種格式:

7.1. 搜尋應付薪資付款匯總表

此表可查詢薪資應付的內容, 包含代收款

7.2. 人資薪資付款清單

此表顯示每位員工相關的薪資付款紀錄, 可匯出成報表檔列印

7.3. 個人所得清單

此表顯示每位員工在各月份相關的個人所得紀錄, 可匯出成報表檔列印

7.4. 年度所得統計表

此表顯示每位員工相關的年度所得紀錄, 依照起訖月份統計, 可匯出成報表檔列印

7.5. 代收勞健保統計表

此表顯示每位員工相關的年度代收勞健保紀錄, 依照起訖月份統計, 可匯出成報表檔列印

8. 線上說明

在此畫面可查看線上說明文件或是幫助內容, 如需進行上傳文件作業需要進入簽核流程的設定頁面

9. 單據變更記錄

在此畫面可查所有付款單的變更紀錄, 將紀錄變更人員、變更時間和變更欄位

10. 搜尋預付沖銷餘額

此畫面可搜尋預付付款單沖銷餘額

11. 搜尋付款收回餘額

此畫面可搜尋可收回的付款單餘額

12. 搜尋員工代墊付款餘額

此畫面可搜尋員工代墊的付款單餘額, 可根據此餘額了解對員工代墊的欠款

13. 搜尋預付採購

End.