Quản lý bản ghi nhớ

Tại màn hình này, người dùng có thể thêm các đến Tin nhắn/ Tờ trình có liên quan

Trang chủ => Manage => Công văn => Quản lý bản ghi nhớ

1. Phê duyệt của tôi

Màn hình này hiển thị tất cả các giao dịch có các bước người dùng có thể ký.

Chọn các tài liệu cần ký. Người dùng có thể sử dụng nút Chọn tất cả để chọn tất cả các tài liệu và ký duyệt.

Trong Quản lý bản ghi nhớ > Phê duyệt của tôi, người dùng có thể chọn tất cả các tài liệu để ký

Chọn mã Tin nhắn/Tờ trình, nhấn vào Kết luận và nhập ý kiến của bạn: OK

Sau khi nhập xong nhấn Ký duyệt

Cửa sổ câu hỏi hiện ra, nếu người dùng chắc chắn để tự động phê duyệt > Nhập OK

Sau khi phê duyệt xong, màn hình sẽ không có dữ liệu, biểu thị không có văn bản nào cần ký.

Người dùng có thể tìm thấy Tin nhắn/ Tờ trình đã ký trong Tin nhắn/ Tờ trình đang tiến hành

2. Tin nhắn

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm tất cả Tin nhắn và tạo tin nhắn mới

2.1. Thêm tin nhắn mới

Nhấn vào Thêm tin nhắn mới để tạo tin nhắn mới

Điền chủ đề, người dùng cũng có thể liên kết các tài liệu liên quan, chọn kính lúp tại Mã đơn liên quan > Lưu

2.2. Màn hình chỉnh sửa tin nhắn

Tin nhắn mới sẽ nằm trong tin nhắn nháp, bấm vào mã tin nhắn để vào màn hình chỉnh sửa

Nội dung

Trong màn hình này, người dùng có thể xem các tập tin liên quan, đơn danh sách kí kết và đơn tương ứng

Chỉnh Sửa

Các hành động chỉnh sửa có thể được thực hiện trên màn hình này 

Thêm người dùng hoặc nhóm công ty hoặc nhóm cá nhân... và nhấn vào Lưu khi hoàn tất.

Lấy việc thêm người dùng mới làm ví dụ: Thêm người dùng > Tìm kiếm > Chọn người dùng > Lưu

Ký duyệt đến đang tiến hành sau khi hoàn thành

Bấm vào Ký duyệt

Chọn Loại lộ trình là Đang tiến hành, điền Ý kiến OK, sau đó nhấn Xác nhận

Nhấn OK

Màn hình sau khi ký duyệt hoàn thành như sau:

Lưu trình ký xác nhận

Trong màn hình này, người dùng có thể xem quy trình phê duyệt hiện được xác định cho tài liệu này.

3. Tờ trình

3.1. Thêm mới tờ trình

Trang chủ => Manage => Công văn => Quản lý bản ghi nhớ

Nhấn vào Thêm mới tờ trình để thêm tờ trình mới

Các trường sau đây cần được nhập vào màn hình mới (trong đó, các trường có ký hiệu * là bắt buộc):

Loại đối tượng: Đối tượng phải trả/thanh toán   

Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán

Loại hạng mục: Danh mục phải trả/Thanh toán

Chủ đề: điền chủ đề của tờ trình

Nhập xong nhấn Lưu lại

Hệ thống sẽ tạo tờ trình mới, vào màn hình chỉnh sửa để chỉnh sửa thông tin

3.2. Màn hình tờ trình

Nội dung

Biên tập

Chọn đối tượng thanh toán trong phần chỉnh sửa. Vì đối tượng giao dịch trước đó là nhân viên nên người dùng cần nhập mã số nhân viên. Nên dùng kính lúp để chọn mã nhân viên, mã bộ phận và phòng ban sẽ được tự động đưa vào

Nhấn vào Lưu sau khi hoàn tất

Điền thông tin chi tiết: mặt hàng/tên hàng, thuế suất…

Nhập số tiền sau thuế, người dùng cần điền số tiền sau thuế: Sau khi nhập xong người dùng nhấn Tính số tiền trước thuế, hệ thống sẽ tự động tính số lượng, đơn giá và số thuế chưa thuế. Nhấn Lưu sau khi hoàn tất.

Điền các thông tin sau: 

Số hóa đơn: Số hóa đơn thực tế

Ngày thanh toán: Ngày hóa đơn thực tế

Tên chi phí: Chi phí phân bổ kế toán

Mã VAT

Nhập xong nhấn Lưu để lưu lại thông tin

Người dùng có thể đính kèm tập tin liên quan ở bên dưới

Nếu loại dự án là nhân viên phải trả, người dùng có thể điền Số tiền đăng ký vào phần chi tiết. Sau khi lưu lại, hệ thống sẽ tự động tính Số tiền điều chỉnh khi chuyển khoản phải trả/thanh toán (số tiền phải trả/số tiền thanh toán trừ đi số tiền điều chỉnh là số tiền thanh toán thực tế)

Nếu dự án là nhà cung cấp thì không cần điền Số tiền đăng ký

Vào màn hình Tờ trình > Nội dung

Nhấn vào Tạo đơn AP/PA để tự động tạo lệnh phải trả/lệnh thanh toán => Nhấn OK

Màn hình sẽ xuất hiện mã đơn liên quan vừa tạo, nhấn vào mã đơn AP23050011

Người dùng có thể xem số tiền điều chỉnh -100 ở mục phải trả

Trong Tờ trình, 1000 (Tổng tiền gồm thuế) - 100 (Số tiền điều chỉnh) = 900 (Số tiền sau Thuế)

Khi Tờ trình đang tiến hành, người dùng có thể sửa đổi các trường như nhận xét, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên chi phí, v.v. Người dùng có thể vào màn hình nội dung để chỉnh sửa và lưu lại sau khi hoàn thành.

Sau khi hoàn thành, có thể sử dụng tính năng ký duyệt tự động. Sau khi ký duyệt, trạng thái là đang tiến hành.

Không thể chỉnh sửa hoặc xóa tờ trình trên màn hình chỉnh sửa.

In

Có thể in và ký tên rồi gửi người giám sát phê duyệt

Lưu trình ký xác nhận

Trong màn hình này, người dùng có thể xem quy trình phê duyệt hiện được xác định cho tài liệu này.

Ghi chép thay đổi đơn từ

Trong màn hình này, người dùng có thể xem bản ghi thay đổi của tài liệu này, bản ghi này sẽ ghi lại người thay đổi, thời gian thay đổi và trường thay đổi.

Thuyết minh

Trên màn hình này, người dùng có thể xem tài liệu trực tuyến hoặc nội dung trợ giúp. Nếu cần tải tệp lên, người dùng cần vào trang cài đặt của quy trình phê duyệt.

3.3. Tờ trình phác thảo

Màn hình này hiển thị tất cả các Tờ trình ở trạng thái phác thảo

3.4. Tờ trình đang tiến hành

Màn hình này hiển thị tất cả các Tờ trình ở trạng thái đang tiến hành

3.5. Tìm kiếm tờ trình chưa thanh toán

Màn hình này được sử dụng để tìm kiếm các Tờ trình chưa thanh toán. Và người dùng có thể chọn các Tờ trình này và nhấn vào nút Tạo đơn AP/PA để tạo đơn phải trả/ đơn thanh toán liên quan.

3.6. Tìm kiếm tờ trình thanh toán

Màn hình này được sử dụng để tìm kiếm tất cả các Tờ trình đã được thanh toán

4. Tìm kiếm Tin nhắn/Tờ trình

Màn hình này có thể tìm kiếm tất cả các Tin nhắn/ Tờ trình thuộc tất cả các danh mục và trạng thái, chẳng hạn như đã ký, bản nháp và đang tiến hành.

5. Cài đặt quy trình tờ trình

Trong màn hình này, người dùng có thể xem quy trình phê duyệt hiện được xác định cho tài liệu này.

6. Thuyết minh sử dụng

Trong màn hình này, người dùng có thể xem văn bản giải thích về mô-đun/chức năng này.

Hết.