Quản lý khoản đã trả

Trang chủ => Operation => Đã trả => Quản lý khoản đã trả

Nhấp vào Đã trả từ thanh Operation để vào màn hình quản lý khoản đã trả.

1. Thêm Đơn Đã Trả

Màn hình này có thể tự động chuyển đổi các đơn phải trả thành các đơn thanh toán, có thể chia thành các phương thức thanh toán theo đợt hoặc từng phần:

1.1. Số dư nợ phải trả

Tại màn hình Quản lý khoản đã trả, người dùng sẽ thấy màn hình Thêm Đơn Đã Trả, người dùng chọn Số dư nợ phải trả. Nhấn vào Tìm kiếm, các đơn phải trả chưa thanh toán sẽ tạo khoản thanh toán tương ứng cho Nhà cung cấp dựa trên khoản phải trả không có hồ sơ thanh toán hoặc giảm giá nhưng không bao gồm các khoản phải trả và thu tiền lương trong phiếu phải trả. Sau khi nhấn nút tìm kiếm, trang hiển thị như sau.

Kết quả tìm kiếm hiển thị, chọn khoản phải trả cần thanh toán lần này sau đó nhấn Thêm mới để tạo khoản thanh toán cho Nhà cung cấp

Sau khi tạo lệnh thanh toán, màn hình sẽ chuyển sang Đơn thanh toán phác thảo

Bấm vào Đơn thanh toán để vào màn hình chỉnh sửa đơn thanh toán. Sau khi kiểm tra và lưu tất cả các thông tin cơ bản như số tiền, nội dung thanh toán, người dùng có thể ký Đơn thanh toán. Để phê duyệt thủ công, vui lòng tham khảo chương Quản lý khoản phải trả.

Trong màn hình Đơn trình duyệt, với mỗi bước phê duyệt, hãy nhấp vào Ký duyệt hoặc Xem. Màn hình phê duyệt mở ra để thực hiện phê duyệt thủ công

Chọn Loại lộ trình tương ứng và điền vào phần Kết luận, nếu không điền một trong hai sẽ không thành công.

1.2 Số dư nợ phải trả từng phần

Đi tới Quản lý khoản đã trả, nhấn vào màn hình Số dư nợ phải trả từng phần và nhấn vào Tìm kiếm. Tất cả đơn phải trả chưa thanh toán sẽ hiển thị.

Màn hình này cho phép người dùng chỉ thanh toán một phần trên cùng một khoản phải trả, do đó người dùng có thể sửa đổi số tiền thanh toán, mặc định ban đầu là tổng số tiền phải thanh toán.

Người dùng chọn đơn phải trả, điền số tiền rồi nhấn nút Tạo đơn thanh toán.

Sau khi tạo xong màn hình sẽ chuyển sang Tìm kiếm hồ sơ thanh toán. Vào phần Đơn thanh toán phác thảo để tìm đơn thanh toán mà người dùng vừa tạo và ký

1.3. Số dư tiền thưởng hàng năm phải trả

1.4. Số dư hạng mục thu hộ phải trả

Màn hình này dùng để tạo khoản thanh toán thu hộ phải trả. Cần phải tạo trước khoản thanh toán thu hộ của chứng từ phải trả và hệ thống sẽ khấu trừ số tiền thu hộ trong quá trình thanh toán thực tế, sau đó số tiền thu hộ đã khấu trừ phải được thanh toán. Người dùng có thể tìm kiếm các khoản thu hộ chưa trả và chọn nhiều lệnh phải trả để tạo ra các lệnh thanh toán có chứa các đối tượng thanh toán được tự động đưa đến cơ quan thuế.

Sau khi tạo xong, màn hình sẽ chuyển sang Đơn thanh toán phác thảo. Sau khi bấm vào đơn thanh toán, người dùng sẽ thấy số tiền trước thuế là 0 và số tiền thanh toán sẽ được nhập vào trường thu thuế.

1.5. Thêm đơn đã trả nhà cung ứng

Vào Quản lý khoản đã trả, nhấp vào nút Thêm đơn đã trả nhà cung ứng để thêm khoản thanh toán cho nhà cung cấp theo cách thủ công, thay vì tự động chuyển từ đơn phải trả.

Màn hình Thêm đơn thanh toán cho nhà cung cấp mới sẽ được hiển thị. Người dùng cần sử dụng kính lúp để chọn nhà cung cấp. Các trường mặc định như tiền tệ, thuế suất và các thông tin khác sẽ tự động được đưa vào. Sau khi hoàn thành, nhấp vào Thêm mới để tạo Đơn thanh toán cho nhà cung cấp

Lưu ý: Các trường có ký tự = “ * ” là bắt buộc

Sau khi tạo thành công, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Đơn thanh toán nhà cung cấp

1.6. Thêm đơn trả khách hàng

Vào màn hình Quản lý khoản đã trả, nhấn vào nút Thêm đơn trả khách hàng để thêm Đơn thanh toán của khách hàng theo cách thủ công.

Màn hình Thêm đơn thanh toán mới sẽ được hiển thị. Người dùng cần sử dụng kính lúp để chọn khách hàng và các trường mặc định như tiền tệ, thuế suất và các thông tin khác sẽ được tự động đưa vào.

Lưu ý: Các trường có ký hiệu = “ * ” là bắt buộc

Sau khi hoàn tất nhấn Thêm mới để tạo Đơn thanh toán cho khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Đơn thanh toán của khách hàng để thêm hạng mục thanh toán mới

1.7.  Thêm đơn trả nhân viên

Vào màn hình Quản lý đơn đã trả, nhấn vào nút Thêm đơn trả nhân viên để thêm Đơn thanh toán cho nhân viên theo cách thủ công

Màn hình Thêm đơn thanh toán mới sẽ được hiển thị. Người dùng có thể sử dụng kính lúp để tìm kiếm mã nhân viên, nhập thuế suất, phương thức thanh toán, ngày thanh toán và các thông tin khác và nhấn vào Thêm mới để tạo Đơn thanh toán mới cho nhân viên.

Lưu ý: Các trường có ký hiệu= “ * ” là bắt buộc

Sau khi tạo thành công, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Đơn thanh toán cho nhân viên

1.8.  Thêm đơn lương đã trả

Đơn thanh toán lương thường được tạo nhanh chóng và tự động từ Bảng lương phải trả. Vui lòng tham khảo phần Bảng lương phải trả. Người dùng có thể tạo phiếu thanh toán lương theo cách thủ công trên trang này.

1.9. Thêm đơn giảm giá/ khấu trừ

Vào màn hình Quản lý khoản đã trả, nhấn vào nút Thêm đơn giảm giá/ khấu trừ để thêm đơn giảm giá/khấu trừ của nhà cung cấp theo cách thủ công chứ không phải tự động chuyển từ đơn phải trả.

Nhấn vào nút Thêm đơn giảm giá/ khấu trừ, màn hình Thêm đơn thanh toán chiết khấu sẽ được hiển thị.

Lưu ý: Các trường có ký hiệu = “ * ” là bắt buộc

Sau khi chọn nhà cung cấp, nhấn vào Thêm mới. Sau khi thêm, người dùng có thể thấy đơn giảm giá được tạo. Nếu người dùng cần thêm mặt hàng mới, người dùng có thể sử dụng nút thêm mặt hàng giảm giá/khấu trừ mới. Phương thức hoạt động giống như thêm hạng mục thanh toán mới, vui lòng tham khảo chương tiếp theo "Chỉnh sửa đơn thanh toán"

Nếu người dùng cần tạo đơn giảm giá từ đơn phải trả, người dùng có thể vào màn hình khoản phải trả, ấn nút Khấu trừ/Giảm giá.

1.10. Thêm đơn báo nợ mới

Vào màn hình Quản lý khoản đã trả, nhấn vào nút Thêm đơn báo nợ mới để thêm Đơn ghi nợ nhà cung cấp theo cách thủ công

Nhấn vào Thêm mới, màn hình sẽ mở ra để thêm Đơn ghi nợ mới theo cách thủ công

Lưu ý: Các trường có ký hiệu = “ * ” là bắt buộc

Sau khi chọn nhà cung cấp, nhấp vào Thêm mới. Sau khi lưu, người dùng có thể thấy Đơn ghi nợ được tạo và tiêu đề của Đơn ghi nợ sẽ xuất hiện.

Nhấp vào Thêm mục mới sau đó người dùng có thể thêm hạng mục và điền số tiền. Phương thức hoạt động cũng giống như thêm hạng mục thanh toán mới. Vui lòng tham khảo chương tiếp theo "Chỉnh sửa đơn thanh toán".

2. Chỉnh sửa đơn thanh toán

Sau khi tạo thành công, chúng ta sẽ nhấn vào mã đơn thanh toán để mở màn hình đơn thanh toán

Ở đầu màn hình này, người dùng sẽ thấy một số nút như Xóa, Tự động phê duyệt, Lưu, Thiết lập lại.

Xóa: sử dụng để xóa đơn thanh toán hiện tại

Tự động xác nhận: Tự động ký duyệt tới bước tiếp theo, dựa trên Loại lộ trình.

Lưu: lưu thông tin sau khi thay đổi

Thiết lập lại: thiết lập lại thông tin trước khi thay đổi

2.1. Hạng mục thanh toán

Người dùng có thể thêm hạng mục thanh toán từ cài đặt chứng từ, ví dụ: trả trước khác, thanh toán khác

Người dùng có thể xem các hạng mục thanh toán này trong Hạng mục thanh toán. Nếu đơn thanh toán là đơn chuyển khoản trước đó, nội dung hạng mục sẽ được tự động đưa vào và liên kết rõ ràng với các hạng mục đơn phải trả. Nếu người dùng cần bổ sung thêm các hạng mục, người dùng cần nhấn vào Thêm hạng mục thanh toán

Có một số cách để thêm hạng mục thanh toán. Cách đầu tiên dựa trên nội dung được đặt trong chứng từ, chẳng hạn như loại chi phí. Người dùng có thể chọn và nhập số tiền và lưu.

Phương pháp thứ hai là chọn từ mục lệnh thanh toán. Vì đôi khi khoản thanh toán cần được thu hồi từ lệnh thanh toán ban đầu, lệnh thanh toán đã tạo trước đó có thể được sử dụng làm lệnh nguồn và có thể được chọn nếu được đặt là trả lại trong cài đặt chứng từ.

2.2. In

Tại đây người dùng có thể xuất phiếu thanh toán dưới dạng tệp báo cáo để in.

2.3. Thông tin hóa đơn

Màn hình này dùng để tạo hóa đơn mới và hiển thị hóa đơn liên quan. Hóa đơn thanh toán có thể được tạo bán tự động. Sau khi tạo, nhấp vào hóa đơn để chỉnh sửa. Chỉ có đơn thanh toán thủ công mới có thể tạo hóa đơn. Nếu đơn thanh toán có liên kết với đơn phải trả thì sẽ không được phép tạo hóa đơn.

2.4. Tìm kiếm đơn chưa thanh toán

Màn hình này hiển thị các đơn phải trả chưa thanh toán của nhà cung cấp.

Tại đây người dùng có thể truy vấn số dư phải trả liên quan đến nhà cung cấp và thêm vào đơn thanh toán này. Màn hình này chỉ tìm kiếm các đơn phải trả có cùng thuế suất. Nếu chuyển từ đơn phải trả sang đơn thanh toán thì hệ thống sẽ thiết lập Thuế suất thành 0 và phân bổ số tiền thuế thực tế cho từng khoản thanh toán. Đơn phải trả có thể không được tìm thấy trong đơn thanh toán này. Người dùng cần mở đơn thanh toán mới và điền vào thao tác tỷ giá.

Sau khi tạo xong màn hình sẽ chuyển sang hạng mục thanh toán để xem.

Ở bên phải người dùng có thể thấy liên kết hạng mục đơn phải trả

2.5. Thông tin thanh toán

Màn hình này hiển thị thông tin thanh toán liên quan.

Người dùng có thể kiểm tra chi tiết và thông tin ngân hàng nhà cung cấp có thể được nhập tại màn hình này.

2.6. Nguồn bù trừ thanh toán/trả trước

Màn hình này hiển thị các nguồn bù trừ liên quan đến đơn thanh toán.

Tại đây, người dùng có thể ghi lại việc bù trừ thanh toán, ví dụ: trả trước để bù trừ khoản trả trước không có chứng từ. Khi nhận được hóa đơn và hóa đơn phải trả chưa được mở, việc thanh toán không có chứng từ cần được bù trừ thông qua phiếu thanh toán.

2.7. Đơn thanh toán trả về liên quan

Màn hình này hiển thị đơn thanh toán trả về có liên quan.

Trong màn hình này, người dùng có thể kiểm tra các lệnh thanh toán có thể thu hồi và hồ sơ thanh toán.

2.8. Hồ sơ chứng từ/ thu ngân

Màn hình này hiển thị các giao dịch ngân hàng và các chứng từ liên quan

Các giao dịch ngân hàng liên quan và chứng từ liên quan có thể được tạo trên màn hình này.

Tạo giao dịch ngân hàng: khi nhấn vào nút này, hiển thị màn hình tạo giao dịch ngân hàng cho đơn thanh toán và Giao dịch ngân hàng tương ứng có thể được tạo dựa trên ngân hàng và phương thức thanh toán được chỉ định trong tiêu đề đơn thanh toán.

Lấy đơn thanh toán này làm ví dụ, một đơn thu ngân thanh toán sẽ được tạo

Trong chứng từ, người dùng có thể tạo chứng từ bán tự động và xem chứng từ đã tạo.

Sau khi nhấp vào Thêm chứng từ, người dùng sẽ được chuyển sang màn hình quản lý chứng từ để nhanh chóng tạo chứng từ.

2.9. Phiếu tạm ứng nhân viên

2.10. Lưu trình trình duyệt

Trong màn hình này, người dùng có thể xem quy trình phê duyệt hiện được xác định cho tài liệu này.

2.11. Thư liên quan

Màn hình này hiển thị các thư liên quan

Tạo mail mới: nút này dùng để tạo thư liên quan cho đơn thanh toán

2.12. Tin Nhắn/ Tờ trình

Tin nhắn mới: nút này dùng để tạo Tin nhắn liên quan cho đơn thanh toán

Tờ trình mới: nút này được sử dụng để tạo Tờ trình liên quan cho đơn thanh toán

Trong màn hình này, người dùng có thể tạo các Tin nhắn/ Tờ trình có liên quan, đồng thời liên kết và theo dõi các tài liệu này.

2.13. Tập tin liên quan

Trong màn hình này, người dùng có thể tải lên các tệp có liên quan, thường là hình ảnh hoặc tệp văn bản.

2.14. Thay đổi tiền tệ

Việc chuyển đổi tiền tệ có thể được thực hiện trên màn hình này. Sau khi thay đổi tiền tệ, tỷ giá hối đoái sẽ được tự động chuyển đổi.

2.15. Cập nhật đơn thanh toán nhà cung cấp đã đóng

Trong màn hình này, người dùng có thể thay đổi các trường liên quan đến ghi chú nếu đơn thanh toán đã đóng.

Nội dung có thể được sửa đổi trên màn hình này. Nội dung không thể thay đổi khi trạng thái tài liệu bị đóng. Tuy nhiên, các trường ghi chú có thể được thay đổi ở đây mà không ảnh hưởng đến dữ liệu quan trọng.

2.16. Ghi chép thay đổi đơn từ

Trong màn hình này, người dùng có thể xem bản ghi thay đổi của tài liệu này, bản ghi này sẽ ghi lại người thay đổi, thời gian thay đổi và trường thay đổi.

2.17. Tập tin liên quan

Trong màn hình này, người dùng có thể xem các bản ghi đính kèm của biểu mẫu phê duyệt. Nếu cần đính kèm tệp, người dùng cần nhập biểu mẫu phê duyệt.

2.18. Thuyết minh

Trên màn hình này, người dùng có thể xem tài liệu trực tuyến hoặc nội dung trợ giúp. Nếu cần tải tệp lên, người dùng cần vào trang cài đặt của quy trình phê duyệt.

3. Hồ sơ thanh toán

Màn hình này dùng để truy vấn các đơn thanh toán chưa đóng, được chia làm 2 loại: phác thảo và đang tiến hành. Màn hình đơn thanh toán được chuyển từ đơn phải trả sẽ được chuyển sang Đơn thanh toán phác thảo.

3.1. Đơn thanh toán phác thảo

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm các Đơn thanh toán phác thảo dựa trên các điều kiện tìm kiếm khác nhau.

3.2. Đơn thanh toán đang tiến hành

Màn hình này hiển thị tất cả các Đơn thanh toán đang tiến hành dựa trên các điều kiện tìm kiếm khác nhau, nhưng các đơn thanh toán này không bao gồm các đơn thanh toán tạm ứng nhân viên

Người dùng có thể kiểm tra đơn thanh toán tạm ứng nhân viên dưới đây.

4. Tìm kiếm hồ sơ thanh toán

Màn hình này bao gồm các phương thức truy vấn khác nhau để tìm kiếm hồ sơ thanh toán.

4.1.Tìm kiếm đơn thanh toán

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm tất cả các đơn thanh toán dựa trên các điều kiện tìm kiếm khác nhau.

4.2. Tìm kiếm chi tiết thanh toán

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm chi tiết các đơn thanh toán dựa trên các điều kiện tìm kiếm khác nhau.

4.3. Tìm kiếm hạng mục thanh toán chi phí

4.4. Hồ sơ thanh toán chi phí

Màn hình này có thể tìm kiếm các mục đơn thanh toán cho các khoản thanh toán khác, thường là các khoản thanh toán chi phí thủ công không có nguồn gốc.

4.5. Yêu cầu thanh toán (Thanh toán tạm ứng cho nhân viên)

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm phiếu thanh toán tiền tạm ứng của nhân viên

Phiếu thanh toán sẽ hiển thị mã số nhân viên ứng trước

5. Tìm kiếm trình ký duyệt

Màn hình này cho phép phê duyệt hàng loạt tất cả các chứng từ thanh toán

6. Thanh toán lương

Màn hình này liên quan đến bảng chấm công của nhân viên. Màn hình này chưa được kích hoạt nên chức năng này sẽ bị ẩn.

6.1. Tìm phiếu chấm công - Toàn thời gian

6.2. Ứng lương

6.3. Phiếu Lương phác thảo

6.4. Đơn thanh toán đang tiến hành

6.5. Tìm phiếu lương

7. Báo cáo lương

Báo cáo tiền lương có nhiều mẫu khác nhau

7.1. Tóm tắt các khoản thanh toán tiền lương

Màn hình này có thể truy vấn nội dung lương phải trả, bao gồm cả việc thu tiền.

7.2. Báo cáo thanh toán Lương theo nhân viên

Màn hình này hiển thị các hồ sơ thanh toán tiền lương liên quan đến từng nhân viên và có thể xuất ra tệp báo cáo để in.

7.3. Báo cáo Chi tiết Thu nhập của nhân viên

Màn hình này hiển thị số liệu chi tiết thu nhập cá nhân của từng nhân viên trong từng tháng và có thể xuất ra tệp báo cáo để in.

7.4. Báo cáo tổng thu nhập theo nhân viên

Màn hình này hiển thị các bản ghi thu nhập hàng năm liên quan đến từng nhân viên. Thống kê dựa trên tháng bắt đầu và kết thúc. Bảng này có thể được xuất sang tệp báo cáo để in.

7.5. Báo cáo Tổng các khoản BH nhân viên phải đóng

Màn hình này hiển thị các hồ sơ thu bảo hiểm y tế lao động hàng năm liên quan đến từng nhân viên. Thống kê dựa trên tháng bắt đầu và kết thúc. Có thể xuất thành tệp báo cáo để in.

8. Thuyết minh

Trên màn hình này, người dùng có thể xem tài liệu trực tuyến hoặc nội dung trợ giúp. Nếu cần tải tệp lên, người dùng cần vào trang cài đặt của quy trình phê duyệt.

9. Ghi chép thay đổi đơn từ

Trong màn hình này, người dùng có thể kiểm tra hồ sơ thay đổi của tất cả các lệnh thanh toán. Người thay đổi, thời gian thay đổi và các trường thay đổi sẽ được ghi lại.

10. Tìm kiếm số tiền bù trừ còn lại

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm số dư bù trừ lệnh thanh toán trả trước.

11. Tìm kiếm đơn thanh toán trả về

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm số dư đơn thanh toán có thể thu hồi được

12. Thêm hạng mục thanh toán trước cho nhân viên

Màn hình này cho phép người dùng tìm kiếm số dư phiếu thanh toán do nhân viên ứng trước và người dùng có thể sử dụng số dư này để biết số tiền nhân viên phải trả.

13. Tìm kiếm đơn mua trả trước

Hết.