Quản lý khách hàng
- 14 thg 6, 2024
- 8 phút đọc
Đã cập nhật: 16 thg 9, 2024
Quản lý khách hàng là thiết lập thông tin khách hàng, chẳng hạn như hồ sơ liên lạc, cài đặt điều khoản thanh toán và danh sách chi tiết giao dịch về khách hàng.
1. Thêm khách hàng mới
Vào trang Basic > Khách hàng
Bấm vào nút 'Thêm khách hàng mới' như hình bên dưới
Trong cửa sổ mới mở, chúng ta nhập dữ liệu khách hàng (lưu ý thông tin có ký hiệu “*” là bắt buộc)
· Mã khách hàng, Tên khách hàng, Tên viết tắt khách hàng
· Loại tiền tệ: Chọn loại tiền tệ sử dụng cho khách hàng
· Thuế suất, Phương thức thanh toán: Nhập thuế và chọn phương thức thanh toán
· Quốc gia: Chọn quốc gia của khách hàng
· Người bán: đây là người chịu trách nhiệm kinh doanh với khách hàng này, có thể bấm vào kính lúp để chọn
Sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn nút Lưu. Màn hình chỉnh sửa hiện ra.
2. Chỉnh sửa khách hàng
Sau khi tạo khách hàng mới, nhấp vào Mã khách hàng vừa tạo người dùng sẽ thấy thông tin khách hàng:
Màn hình chỉnh sửa khách hàng như sau. Người dùng có thể chỉnh sửa và lưu bằng nút ở trên cùng và có thể xem thông tin liên quan ở các tab bên dưới.
2.1. Đặt hàng
Tìm đơn đặt hàng
Tìm kiếm tất cả các đơn bán hàng có liên quan đến khách hàng.
Tìm kiếm hạng mục đơn hàng
Tìm kiếm các mặt hàng trong đơn bán hàng liên quan đến khách hàng
2.2. Bảng báo giá
Tìm kiếm các giao dịch báo giá/ yêu cầu liên quan đến khách hàng.
2.3. Khoản phải thu
Người dùng có thể tìm kiếm các giao dịch phải thu bằng các tiêu chí tìm kiếm.
2.4. Khoản đã thu
Giao dịch đã thu của khách hàng có thể tra cứu tại màn hình này và có thể lựa chọn mốc thời gian.
2.5. Ghi chép xuất hàng vật liệu
Hồ sơ vận chuyển liên quan đến khách hàng có thể được tìm kiếm tại tab này bằng cách sử dụng các tiêu chí tìm kiếm như Thực tế ngày xuất nhập hàng hoặc Mã xuất hàng.
Tìm kiếm các mặt hàng vận chuyển liên quan đến khách hàng.
2.6. Chi tiết đơn lưu ký
Có thể kiểm tra các mặt hàng xuất nhập kho của lệnh lưu ký
2.7. Cài đặt khách hàng
Nhấn “Cài đặt khách hàng”, màn hình sau sẽ xuất hiện:
Người dùng có thể thiết lập Phương thức thanh toán, Hình thức thanh toán và Thông tin khác, sau đó nhấn Lưu.
Kiểm tra thông tin cơ bản của người dùng.
· Tab Cài đặt khách hàng: cài đặt thông tin về hình thức thanh toán, số điện thoại, địa chỉ liên hệ...
· Tab Ghi nhận giao dịch: hiển thị các giao dịch liên quan đến khách hàng này.
2.8. Thiết lập phương thức vận chuyển
2.9. Sản phẩm khách hàng
Tại tab "Sản phẩm khách hàng", người dùng có thể thay đổi, thêm thông tin sản phẩm của khách hàng, bao gồm Mã sản phẩm khách hàng, tên sản phẩm, đơn giá...
Nếu cần thêm mặt hàng mới của khách hàng, người dùng có thể nhấp vào “Thêm sản phẩm khách hàng”, sau đó chọn mặt hàng đó và nhấp vào nút “Chuyển sản phẩm đã chọn”
Lưu ý: Mã sản phẩm khách hàng không thể bị trùng lặp. Nếu người dùng muốn tìm kiếm các sản phẩm có cùng ký tự trong mã sản phẩm/tên sản phẩm, người dùng có thể điền tiêu chí tìm kiếm với dấu %.
Ví dụ: tìm kiếm các mã sản phẩm: PAF% => kết quả hiển thị sản phẩm: PAF001002, PAF001003
Sản phẩm khách hàng có thể được in ra file pdf/ excel
2.10. Hồ sơ dòng tiền
Tại tab này, hồ sơ dòng tiền có thể được truy vấn chẳng hạn như các khoản phải thu.
Khoản phải thu chưa thanh toán
Truy vấn các khoản phải thu và số tiền còn tồn đọng.
Tìm khoản thu chi tiết
Tìm kiếm các hạng mục và số tiền của biên lai đã thu.
Thống kê khoản phải thu/đã thu - theo ngày
Truy vấn báo cáo thống kê các khoản phải thu/khoản đã nhận theo ngày.
Tìm kiếm lãi phải thu
2.11. Thư điện tử
Màn hình này hiển thị các email liên quan đến khách hàng. Người dùng có thể tạo email mới bằng cách nhấn vào nút "Tạo mail mới".
2.12. Tin Nhắn
Tại tab này, người dùng có thể truy vấn các tin nhắn trước đó hoặc nhấn nút "Thêm tin nhắn mới" để tạo tin nhắn mới.
2.13. Tập tin liên quan
Trong tab này, người dùng có thể tải tệp lên nếu cần
2.14. Lịch sử tín dụng
Người dùng có thể truy vấn Lịch sử tín dụng của khách hàng trong tab này, ví dụ: Trả trước, Đơn ứng trước, Đơn dự thu, Ghi nợ...
2.15. Hồ sơ dịch vụ khách hàng
Người dùng có thể truy vấn hồ sơ dịch vụ khách hàng và nhấp vào "Thêm hồ sơ dịch vụ khách hàng" để thêm tài liệu.
2.16. Đơn NCR
Màn hình này dùng để xem các đơn khiếu nại liên quan của khách hàng.
2.17. Dự án
Tab này dùng để truy vấn các dự án liên quan của khách hàng. Các dự án có thể được liên kết bằng cách điền mã khách hàng. Người dùng có thể nhấp vào "Thêm mới dự án" để thêm dự án mới.
2.18. Nhật ký liên hệ
Tab này dùng để xem hồ sơ giao dịch với khách hàng, chẳng hạn như đàm phán, v.v.
2.19. Tài liệu
All documents that relates to customer can be search at this tab. For more detail of these documents, please read at Document Management >> tab Customer Document.
2.20. Thiết lập tổng quát
2.21. Ghi chép thay đổi đơn từ
Tại tab này, người dùng có thể xem các ghi nhận thay đổi trong màn hình khách hàng. Tab này sẽ ghi lại người thay đổi, thay đổi và cột nào thay đổi.
3. Quản lý khách hàng
3.1. Khách hàng
Tab này dùng để tìm kiếm tất cả các mã khách hàng.
3.2. Khách hàng tiềm năng
Đối với các công ty/ cá nhân chưa phải là khách hàng chính thức, người dùng có thể thêm họ vào danh sách Khách hàng tiềm năng và sử dụng nút "Thêm khách hàng tiềm năng mới" để thêm tài khoản.
Màn hình tương tự như màn hình Thêm khách hàng mới nhưng tiêu đề là "Thêm khách hàng tiềm năng mới"
3.3. Khách hàng cá nhân
Có thể được đặt là khách hàng liên quan đến cá nhân, người dùng có thể nhấp vào "Thêm khách hàng cá nhân mới" để tạo
Tên tài liệu là “Khách hàng cá nhân”
3.4. Cá nhân tiềm năng
Tab này được đặt làm khách hàng tiềm năng có liên quan đến cá nhân, nhấp vào nút "Thêm cá nhân tiềm năng mới" để tạo khách hàng mới
Tên tài liệu là “Cá nhân tiềm năng”
3.5. Dự án khách hàng
Dự án KH đang tiến hành
Tab con này dùng để tìm kiếm tất cả các dự án của khách hàng có trạng thái = active (hoạt động).
Dự án khách hàng phác thảo
Tab con này dùng để tìm kiếm tất cả các dự án của khách hàng với trạng thái = bản nháp.
Tìm kiếm dự án khách hàng
Tab con này dùng để tìm kiếm tất cả các dự án của khách hàng với tất cả trạng thái
Báo cáo dự án khách hàng
Có thể được tìm kiếm dự án của khách hàng và hiển thị dưới dạng báo cáo
Mục tiến độ dự án của khách hàng
Người dùng có thể theo dõi chi tiết tiến độ của dự án, ví dụ như: Ngày dự tính bắt đầu, Ngày dự tính hoàn thành...
Tiến độ dự án của khách hàng
Thông tin về theo dõi tiến độ của dự án có thể được truy vấn tại tab này
3.6. Tìm kiếm sản phẩm khách hàng
Tìm kiếm sản phẩm khách hàng
Tab này dùng để tìm kiếm tất cả mã sản phẩm và và mã khách hàng liên quan
In sản phẩm khách hàng
Dữ liệu sản phẩm của khách hàng có thể in được tại đây
3.7. Danh bạ khách hàng
Có thể tìm kiếm thông tin liên hệ của khách hàng trong tab này như tên khách hàng, số điện thoại...
3.8. Nhật ký liên hệ khách hàng
Nhật ký liên hệ khách hàng
Tab con này dùng để tìm kiếm tài liệu, thông tin liên hệ với khách hàng.
Báo cáo hồ sơ khách hàng
Các thông tin liên quan đến giao dịch với khách hàng có thể tra cứu và in tại tab này
Đơn từ chờ trình duyệt/Hội ký
Tùy chọn này hiển thị tất cả các giao dịch có các bước ký mà người dùng có thể ký.
Bấm chọn các tài liệu cần được ký, có thể sử dụng nút "Chọn tất cả" để chọn tất cả các tài liệu.
3.9. Lịch
3.10. Kho khách hàng
Kho khách hàng
Tab này dùng để truy vấn thông tin tồn kho của khách hàng
Hạng mục lưu ký còn lại
Tab này dùng để tìm kiếm các giao dịch lưu ký liên quan đến khách hàng như Số ngày xuất hàng, Số ngày quá hạn trả hàng
3.11. Báo cáo sản xuất và bán hàng
Phát triển kinh doanh
Tab này dùng để tìm kiếm các thông tin phục vụ cho mục đích phát triển bán hàng kinh doanh
Người dùng có thể kiểm tra chi tiết vận chuyển giao hàng, đơn cho mượn hàng và đơn hàng dự báo.
Sản xuất & Bán hàng
Bức tranh về sự giao thoa giữa kinh doanh (cầu) và sản xuất (cung)
Người dùng có thể tìm kiếm các thông tin như đơn bán hàng, đơn yêu cầu mẫu, giao dịch lưu ký, đơn hàng dự báo...
3.12. Hàng tồn kho cho thuê
Truy vấn thông tin hàng tồn kho cho thuê của khách hàng, chẳng hạn như kho, hàng tồn kho, v.v.
3.13. Báo cáo khách hàng
Người dùng có thể in tất cả thông tin của khách hàng dưới dạng báo cáo và có thể tìm kiếm theo mã khách hàng
3.14. Cập nhập nhân viên kinh doanh
Có thể cập nhật hàng loạt nhân viên kinh doanh cho khách hàng tại tab này
Điền mã khách hàng để tìm, sau đó tích chọn vào ô, chọn mã nhân viên cho cột "Cập nhật NV kinh doanh " và nhấn nút "Cập nhật NV kinh doanh ".
Tìm mã khách hàng để kiểm tra lại, mã nhân viên kinh doanh đã được cập nhật
3.15. Cài đặt khách hàng liên quan
Cài đặt liên quan đến khách hàng bao gồm thời hạn thanh toán, loại khách hàng, loại ngành công nghiệp,… nhấp vào Phương thức thanh toán để chỉnh sửa làm ví dụ.
Mở tab "Thêm thời hạn khách hàng thanh toán" và điền thông tin chi tiết rồi nhấn Lưu.
Sau đó quay lại tab ‘Chi tiết thời hạn thanh toán của khách hàng’
Người dùng có thể xem bản ghi nhận mới vừa tạo.
3.16. Hỗ trợ trực tuyến
Trên màn hình này, người dùng có thể xem tài liệu trực tuyến hoặc nội dung hỗ trợ. Nếu cần tải tệp tin lên, người dùng cần vào trang cài đặt của quy trình phê duyệt.
Kết thúc.